Cultuuronderwijs Utrecht

PRIVACYBELEID 27 mei 2019

Iedere organisatie is verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren en handhaven van een privacy beleid. Dit is de privacyverklaring van Cultuuronderwijs Utrecht (CO-UTRECHT). CO-UTRECHT is ingeschreven in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel onder nummer 41265764. Met ons privacy beleid geven wij zo goed mogelijk invulling aan onder de volgende wettelijke kaders:

• Vanaf 25 mei 2018 de Europese Verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). • Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming.

CO-UTRECHT gaat op een veilige manier om met persoonsgegevens en respecteert de privacy van betrokkenen. Wij houden ons hierbij aan de volgende uitgangspunten: rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie. CO-UTRECHT neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen tegen te gaan. Verder sluit CO-UTRECHT een overeenkomst met externe partijen die onze gegevens kunnen inzien of verwerken.

Van wie verwerkt CO-UTRECHT persoonsgegevens?

CO-UTRECHT verwerkt de persoonsgegevens van contactpersonen bij scholen of andere (culturele) instellingen en geïnteresseerden.

Welke persoonsgegevens verwerkt CO-UTRECHT van ZZP-ers, geïnteresseerden, scholen en culturele instellingen?
  • Naam
  • Schoolinformatie ( aantal groepen en aantal leerlingen per groep)
  • E-mail adres
  • Telefoonnummer
  • Adres

Voor welke doeleinden verwerkt CO-UTRECHT uw persoonsgegevens? CO-UTRECHT verwerkt de persoonsgegevens altijd vanuit een rechtmatige grondslag. Het gros van de persoonsgegevens wordt door ons gebruikt om een dienst uit te kunnen voeren en betreft overeenkomsten tussen CO-UTRECHT en een school, culturele instelling of een zelfstandige. Denk hierbij aan gegevens die noodzakelijk zijn voor de facturering, communicatie over de programma’s (planning e.d.) en verbetering van onze dienstverlening.

Incidenteel worden er nieuwsbrieven verstuurd aan scholen en geïnteresseerden om te informeren over bijvoorbeeld nieuw aanbod door CO-UTRECHT. Verder verwerken wij verscheidene persoonsgegevens wegens een wettelijke verplichting (personeel). Indien we persoonsgegevens voor andere dan deze doelen willen gebruiken, zullen we toestemming vragen aan de betrokkenen.

Webanalyse en cookies

CO-UTRECHT verzamelt gegevens voor onderzoek om zo een beter inzicht te krijgen in onze klanten, zodat wij onze diensten hierop kunnen afstemmen. Deze website maakt gebruik van “cookies” (tekstbestanden) die op uw computer worden geplaatst om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De door het cookie gegenereerde informatie over uw gebruik van de website kan worden overgebracht naar eigen beveiligde servers van CO-UTRECHT of die van onze toeleveranciers.
Wij gebruiken deze informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, om rapporten over de website-activiteit op te stellen en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik. Deze cookies worden niet gebruikt om u te identificeren. Ook gebruiken wij Google Analytics i.c.m. Google AdWords voor marketing-doeleinden.

De meeste browsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren, maar u kunt uw browser opnieuw instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden. Het is echter mogelijk dat sommige functies en ”services”, op onze en andere websites, niet correct functioneren als cookies zijn uitgeschakeld in uw browser.

Gebruik van beeldmateriaal (foto’s en films)

CO-UTRECHT laat regelmatig reportages maken van de programma’s en voorstellingen op scholen. Deze foto’s en films kunnen worden gebruikt voor publiciteitsdoeleinden van CO-UTRECHT en worden gedeeld met de deelnemers van de programma’s en voorstellingen op scholen.

Indien CO-UTRECHT het beeldmateriaal wil gebruiken voor PR doeleinden als drukwerk (posters, folders, flyers) en/of online gebruik op de website en/of social media zullen wij u hiervoor toestemming vragen. Via een toestemmingsformulier vragen wij uw akkoord te geven voor het maken en gebruiken van beeldmateriaal. Het is te alle tijden mogelijk om het eerder getekende toestemmingsformulier in te trekken. U kunt dit kenbaar maken per mail info@co-utrecht.nl

Tijdens evenementen of andere openbare gelegenheden die CO-UTRECHT organiseert of waar het CO-UTRECHT opnames maakt, informeren wij de aanwezigen over beeld- en geluidopnames die worden gemaakt.

Welke middelen gebruikt CO-UTRECHT voor het verwerken van persoonsgegevens?

CO-UTRECHT maakt gebruik van administratiesystemen voor de verwerking van de persoonsgegevens. Daarnaast maken wij gebruik van Social Media (hierop worden foto’s geplaatst). Met de leveranciers van de systemen die wij gebruiken sluiten wij verwerkersovereenkomsten af.

Hoe lang worden uw gegevens bewaard door CO-UTRECHT?

CO-UTRECHT bewaart persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG. De gegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is om de doelen te bereiken waarvoor de gegevens verzameld zijn. Voor sommige persoonsgegevens geldt een wettelijke bewaartermijn. De administratie wordt 7 jaar bewaard.

Wie heeft er toegang tot de persoonsgegevens?

Alleen het personeel dat is belast met de verwerking van persoonsgegevens heeft toegang tot deze gegevens. Verder hebben de leveranciers ( zoals Wordpress ) van onze softwarepakketten toegang tot de gegevens. Met hen zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten. Voor iedereen die werkt met persoonsgegevens geldt een geheimhoudingsplicht.

Hoe worden de persoonsgegevens beveiligd?

We hebben er alles aan gedaan om ervoor te zorgen dat uw gegevens bij ons veilig zijn. Bij de verwerking van persoonsgegevens kunnen wij gebruikmaken van een of meerdere verwerkers, zoals een internetprovider. Om uw privacy te waarborgen en de technische beveiliging te verzekeren, sluiten wij alleen verwerkersovereenkomsten af die gesloten zijn overeenkomstig de daaraan in de AVG gestelde eisen met de garantie dat uw gegevens niet buiten de EU worden verwerkt.
Het netwerk en de systemen van CO-UTRECHT zijn allen beveiligd wachtwoorden, de laatste security updates, firewall en virusscanners. Daarnaast worden kasten en kantoren fysiek afgesloten. Op de hardware en in de communicatie tussen de servers/cliënten/office365 zit encryptie.

Gegevensdeling met derden In opdracht van CO-UTRECHT kunnen derden ter uitvoering van een overeenkomst bepaalde onderdelen van de dienstverlening verzorgen. CO-UTRECHT maakt afspraken met deze verwerkers om vertrouwelijke en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens te waarborgen. Deze afspraken worden contractueel vastgelegd in zogeheten 'verwerkersovereenkomsten'.

We gaan vertrouwelijkheids- en gegevensverwerking overeenkomsten aan met partners om te garanderen dat ze voldoen aan de hoogste vertrouwelijkheidniveaus en aanbevolen procedures op het gebied van privacy- en beveiligingsnormen. We evalueren deze procedures en normen regelmatig.

Uw persoonsgegevens worden niet verhuurd of verkocht. Zonder uw toestemming delen wij uw gegevens niet met andere partijen, tenzij daar een administratieve of wettelijke verplichting voor geldt, of er een gerechtelijk bevel voor is.

De categorieën van derden waarmee CO-UTRECHT gegevens deelt zijn:
  • Docenten en ZZP’ers
  • Overheidsinstanties, zoals Gemeente Utrecht, Belastingdienst
  • Incassobureaus
  • Samenwerkingspartners, zoals theaterimpresariaten
  • Software leveranciers (o.a. Wordpress)
Geven en intrekken van toestemming

Als betrokkene heeft u volgens de AVG het recht op inzage, rectificatie, vernietiging van de gegevens, beperking van de verwerking, dataportabiliteit, het recht van bezwaar en het recht om niet onderworpen te worden aan automatische individuele besluitvorming (profiling). Ook ben u gerechtigd een klacht in te dienen over het gebruik van uw gegevens bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor het uitvoeren van een aantal activiteiten zijn uw persoonlijke gegevens noodzakelijk. Denk hierbij aan het goed kunnen uitvoeren van de overeenkomst en de financiële afhandeling daarvan. In bepaalde gevallen vraagt CO-UTRECHT om toestemming (bijvoorbeeld voor het ontvangen van nieuwsbrieven, deelname aan klanttevredenheidsonderzoek of het maken van beeldmateriaal). Betreft een mailing of nieuwsbrief vindt u altijd de mogelijkheid om uw gegevens aan te passen of u af te melden.

We lichten toe voor welke doeleinden we uw gegevens gebruiken. Als u de gegevens die wij over u hebben geregistreerd wilt inzien, aan wilt passen of uit onze bestanden wilt laten verwijderen, kunt u contact met ons opnemen via info@co-utrecht.nl

Zijn er wijzigingen in uw persoonsgegevens (bijvoorbeeld een verhuizing of een nieuw telefoonnummer) dan kun u dit, net als voorheen, aangeven bij info@co-utrecht.nl